Outiller les EÉSAD pour surmonter la crise

L’aide à domicile est un service essentiel

et les EÉSAD sont essentielles pour ce service.

Afin que les personnes en perte d’autonomie ou ayant des limitations fonctionnelles bénéficient durablement des valeurs d’entraide et de solidarité, le Réseau de coopération des EÉSAD multiplie les initiatives en vue de consolider et développer les activités de ses membres.

Grâce au financement du PACME, administrateurs, gestionnaires, personnel aux opérations et préposées d’aide à domicile peuvent renforcer gratuitement leurs compétences en période de changement grâce à des :

APPRENTISSAGES RAPIDES
POUR PROBLÈMES URGENTS
ET SOLUTIONS DURABLES

 

Cette offre exclusive aux membres du Réseau est valable jusqu’au 31 décembre 2020 ou jusqu’à épuisement du financement disponible.

 

  • Autoformation sans frais et payée*
  • 10 formations disponibles
  • 6 grands thèmes:
    1. Gouvernance et juridique
    2. Finances et comptabilité
    3. Développement stratégique
    4. Ressources humaines
    5. Santé et sécurité au travail
    6. Communication
  • Jusqu’à 30 heures de contenu animé
  • Plusieurs formats horaires pour s’adapter aux agendas

*jusqu’à concurrence de 25$ de l’heure, excluant les avantages sociaux

Ce projet est rendu possible grâce à un soutien financier du ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale, attribué en collaboration avec la Commission des partenaires du marché du travail.


 

Un parcours en quelques étapes simples

1. Envoi du formulaire ci-dessous (à remplir qu’une seule fois par création de compte individuel)
2. Confirmation par courriel et connexion
3. Sélection et inscription aux formations (directement à partir du catalogue en ligne)

 

Pour commencer, veuillez remplir ce formulaire pour la création de comptes utilisateurs (une seule fois par utilisateur).

Il n’y a pas de limite de comptes utilisateurs par EÉSAD.

IMPORTANT – Une fois les comptes utilisateurs créés, les inscriptions à la plateforme d’apprentissage sont mensuelles. Par exemple, une inscription du 1er ou du 15 octobre arrive à échéance le 31 octobre et devra être renouvelée au début du mois de novembre, en s’inscrivant de nouveau à la formation directement à partir du catalogue en ligne.

  • Votre identifiant doit respecter la forme suivante : RCEESAD_Prenom_Nom (ne pas insérer d’accent, d'espace ou de symboles).

Tutoriel

Une fois le formulaire rempli et envoyé, vous recevrez un courriel de confirmation avec un lien de connexion. Ce tutoriel indique comment naviguer sur la plateforme d’apprentissage.


POUR VOTRE INFORMATION

Il est possible de recevoir l’une des formations disponibles dans le cadre d’un accompagnement personnalisé avec le formateur ou la formatrice et plusieurs participants.

 

Foire aux questions

Le formulaire ci-dessus pour la création de comptes n’est à remplir qu’une seule fois pour l’ouverture de compte par utilisateur.

Une fois que le compte est créé, l’utilisateur peut s’inscrire directement à partir du catalogue en ligne sans avoir à remplir à nouveau le formulaire de création de comptes.

Si une EÉSAD souhaite faire une inscription en bloc pour plusieurs utilisateurs en même temps pour son entreprise, il faut fournir un fichier Excel avec les informations suivantes dans des colonnes séparées :

  • Nom de famille
  • Prénom
  • Organisation (EÉSAD)
  • Adresse courriel
  • Allergies alimentaires (le système le demande obligatoirement en cas de formation sur place)

Ce programme donne accès au personnel des EÉSAD membres du Réseau de coopération des EÉSAD (le Réseau) à une offre de formation sous forme d’autoformation, webinaires e accompagnement personnalisé.

Ce programme de formation est offert aux membres du Réseau, grâce à une subvention obtenue dans le cadre du Programme d’actions concertées pour le maintien en emploi (PACME) de la Commission des partenaires du marché du travail, administrée par Emploi-Québec.

L’accès à la plateforme en ligne est sans frais pour les employés des EÉSAD et le temps de formation rémunéré (sous certaines conditions, détaillées aux FAQ suivants).

Les remboursements aux EÉSAD demeurent en tout temps conditionnels à la disponibilité des fonds au budget réservé à cette fin.

Le programme se termine au plus tard le 31 décembre 2020 à 23h59.

Le Réseau se réserve le droit de modifier les modalités d’accès et de remboursement sans préavis.

L’accès aux formations est conditionnel à :
  1. la création d’un identifiant sur https://eesad.org/formation-pacme
  2. la sélection et l’inscription sur la plateforme en ligne à une formation du catalogue

le tout à l’intérieur de la période de validité.

La période de validité s’étend de la confirmation par le Réseau de l’inscription à une formation jusqu’au dernier jour du mois civil courant à 23h59. Ce n’est qu’à l’intérieur de la période de validité que l’inscription est valide, la formation accessible et ouvre droit à réclamation.

Par exemple : Anne effectue une demande d’inscription pour la formation F le 5 octobre 2020. Son inscription est confirmée le 6 octobre 2020. Pour que le système soit accessible et que sa réclamation soit admissible, Anne devra compléter sa formation entre le 6 octobre et le 31 octobre 2020 à 23h59.

Si la formation n’est pas complétée dans la période de validité, l’accès à la formation sera suspendu et le temps effectué par le personnel de l’EÉSAD ne sera pas admissible à réclamation. Une nouvelle demande d’inscription devra être effectuée dans le mois suivant.

L’obtention de la note de passage à un test de confirmation des acquis peut être exigée pour compléter certaines formations.

Seul le personnel actuellement à l’emploi d’une EÉSAD membre du Réseau est admissible à l’inscription. L’EÉSAD peut procéder à des inscriptions individuelles pour une personne ou en lot pour plusieurs personnes.

L’employeur (l’EÉSAD) rémunère, par son processus normal de paie, son personnel pour le temps travaillé à suivre et compléter la formation.

L’employeur pourra subséquemment, sous certaines conditions, réclamer au Réseau un remboursement des dépenses admissibles, pour chaque participant inscrit et ayant complété la formation.

Ce remboursement est conditionnel au suivi par l’EÉSAD des étapes de réclamation et à la disponibilité du budget.

La formation doit avoir été complétée par le participant inscrit, dans la période de validité, soit entre la confirmation de l’inscription et le dernier jour du mois civil.

Dépenses admissibles à réclamation :
  • Le salaire de base du participant inscrit qui complète la formation, selon la formule suivante :

Salaire horaire de base de l’employé inscrit, jusqu’à concurrence de 25,00$/h, excluant les avantages sociaux
X
Le temps de formation réel, jusqu’à concurrence de la durée prévue de la formation

Dans la version actuelle du programme, les autres dépenses encourues ne sont pas admissibles. Pour illustration, voici une liste de dépenses qui ne sont pas admissibles :

  • La tranche de salaire de base supérieure à 25,00$/h
  • Les avantages sociaux ou charges patronales du participant inscrit
  • Le salaire de base sur les heures travaillées au-delà de la durée prévue de la formation :
    Par exemple : Renée a besoin de 4 heures pour compléter la formation C dont la durée prévue est de 3,5 heures. L’EÉSAD rémunérera son employée 4 heures mais obtiendra un remboursement équivalent à 3,5 heures.
  • Les frais de déplacement, de repas ou d’hébergement (la formation est entièrement à distance et ces frais ne devraient pas être encourus)
  • Les locations de salles, d’équipement ou d’ordinateurs
  • Les frais de connexion Internet ou de dépassement de données
  • Les frais d’impression des documents de formation
  • L’administration ou la gestion par l’EÉSAD
  • Le salaire de base d’un employé qui suivrait une formation sans être préalablement inscrit en bonne et due forme auprès du Réseau pour cette formation spécifique, dans le mois civil de l’inscription.

Par exemple : Paul a obtenu la confirmation qu’il était inscrit à la formation A en octobre 2020. Son inscription est valide jusqu’au dernier jour du mois civil, à 23h59.
La demande de remboursement pourrait être refusée à l’employeur si :

  1. Paul ne complète la formation A en octobre (dans ce cas, Paul devra se réinscrire dans la cohorte du mois suivant et les heures de formation en octobre ne seront pas admissibles);
  2. Johanne, qui n’est pas inscrite, fait la formation à la place de Paul;
  3. Paul suit la formation A à deux reprises (dans ce cas, seulement la première réclamation sera admissible);
  4. Paul partage son écran avec Ginette qui fait également la formation sans être inscrite (dans ce cas, la réclamation de Ginette ne sera pas admissible)

Une fois la formation complétée par le participant inscrit, voici un résumé des étapes pour obtenir le remboursement des dépenses admissibles.

  1. Transmettre les pièces justificatives
  2. Facturer le Réseau (sur réception d’une facture pro forma)
  3. Recevoir et encaisser le remboursement
Étape 1) Fournir au Réseau les pièces justificatives

Les pièces justificatives sont des exigences liées à la reddition de compte gouvernementale.

Le Réseau s’occupera de la reddition et de fournir les preuves des formations complétées. Toutefois, l’employeur devra fournir au Réseau les pièces justificatives et informations suivantes :

  • Talon, registre ou relevé de paie : Le responsable des formations chez l’EÉSAD doit envoyer au Réseau un relevé de paie du participant inscrit pour confirmer le taux horaire du salaire de base admissible. Le nom de l’employeur, de l’employé et son taux horaire réel doivent apparaître clairement. Il est recommandé, mais non nécessaire, que la formation ait été complétée dans la période couverte par le relevé de paie. Il est fortement recommandé de masquer le NAS et l’adresse de l’employé sur le relevé.
  • Masse salariale : À des fins statistiques pour Emploi Québec, Il est possible qu’il soit demandé à l’EÉSAD d’indiquer dans quelle tranche de masse salariale annuelle elle se situait en 2019 :
    De 0$ à 250 000$
    De 250 001$ à 2 000 000$
    De 2 000 001$ à 10 000 000$
    10 000 001$ ou plus

Les pièces justificatives et informations doivent être soumises par courriel à cploquin@ressources.coop

Les relevés et informations transmises sont traitées et conservées de façon sécuritaire et confidentielle.

Étape 2) Facturer le Réseau (sur réception d’une facture pro forma)

Une fois la réclamation traitée par le Réseau, une facture pro forma sera envoyée par courriel au responsable des formations chez l’EÉSAD. Ce document présentera les noms des participants, les formations complétées et montants admissibles à réclamation.

Sur réception de cette facture pro forma et sur la base des informations qui y sont affichées, l’EÉSAD produira une facture adressée au RÉSEAU DE COOPÉRATION DES EÉSAD.

La facture devra respecter les conditions suivantes :

  • La facture devra être datée entre le 1er octobre 2020 et le 31 décembre 2020
  • Description : « Réclamation des salaires de formation admissibles Réseau PACME »
  • Le numéro de la facture pro forma devra apparaître sur la facture de l’EÉSAD
  • Le montant avant taxes devra correspondre au montant de la facture pro forma

Il est possible pour l’EÉSAD de cumuler les montants de plusieurs factures pro forma sur une seule facture de l’EÉSAD, à condition que les conditions ci-haut soient respectées et que les numéros des pro forma soient indiqués.

La facture doit être envoyée par courriel à cploquin@ressources.coop

Toutes les demandes de réclamations, les pièces justificatives et factures devront avoir été complétées et soumises au Réseau le 15 janvier 2021 ou avant. Les demandes incomplètes à cette date ou les demandes reçues après cette date pourraient être refusées.

Étape 3) Recevoir et encaisser le remboursement

Le Réseau vise à émettre les remboursements dans les 45 jours suivant la réception de la facture de l’EÉSAD, conditionnellement à l’obtention des pièces justificatives appropriées.

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