LA PRISE DE RÉSOLUTIONS PAR COURRIEL : EST-CE LÉGAL ?

Chroniques d'experts

25 septembre 2024


Ratification des décisions

Chronique rédigée par :

Marie-Diane-Ngom

Me Marie Diane Ngom
Conseillère juridique

Me Geneviève Pepin-Bergeron

Me Geneviève Pepin-Bergeron
Conseillère juridique

Cooper-Daniel

Me Daniel Cooper
Conseiller juridique principal

À première vue, la question peut paraître étonnante, car nous assistons de nos jours à une utilisation récurrente de divers moyens de communication par les administrateurs.trices ou les dirigeants.es des entreprises collectives. En effet, il n’est pas rare que ces derniers communiquent entre eux par le biais des moyens technologiques tels que la conférence téléphonique, la visioconférence, les messages textes ou les courriels, afin de traiter les affaires courantes de l’organisation. Le législateur permet d’ailleurs aux administrateurs.trices ou à l’assemblée des membres d’utiliser divers moyens de communication pour participer à une réunion ou adopter des résolutions, à moins de disposition contraire dans l’acte constitutif ou les règlements de l’organisme1. Ainsi, les administrateurs.trices ou l’assemblée des membres peuvent adopter les résolutions dans le cadre d’une réunion tenue à distance ou par courriel. On parle dans ce dernier cas de résolution écrite.

Si la légitimité de l’utilisation de ces moyens de communication pour la prise des décisions par le conseil d’administration ou l’assemblée générale ne soulève plus de doutes, la validité des décisions ainsi prises est conditionnelle au respect de certaines conditions légales. La présente chronique juridique jette un éclairage sur les résolutions prises par courriel et les conditions de leur validité.

1. Les conditions de validité des résolutions prises par courriel

Elles sont prescrites par la loi constitutive de l’entreprise collective et sont les mêmes, que l’organisme soit une organisation à but non lucratif (« OBNL ») constituée sous la partie III de la Loi sur les compagnies2 ou une coopérative constituée en vertu de la Loi sur les coopératives3. Ces conditions s’appliquent autant aux décisions prises par le conseil d’administration que par celles adoptées par l’assemblée des membres.

a. Les conditions de validité des résolutions prises par courriel

Pour être valide, la résolution prise par courriel doit être signée par tous.tes les administrateurs.trices ou les membres habiles à voter. Ce sont les termes de l’article 89.3 de la Loi sur les compagnies4 pour ce qui est du conseil d’administration et de l’article 89.4 de cette même loi, en ce qui concerne l’assemblée générale.

Les articles 67 et 96, alinéa 1 de la Loi sur les coopératives5, respectivement pour l’assemblée générale et le conseil d’administration ont la même teneur.

La résolution doit donc être signée

La signature requise ici n’est pas limitée aux seules signatures manuscrites. En effet, conformément à l’article 2827 du Code civil du Québec6, « La signature consiste dans l’apposition qu’une personne fait à un acte de son nom ou d’une marque qui lui est personnelle et qu’elle utilise de façon courante, pour manifester son consentement. » L’article 39, alinéa 1 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information7 précise quant à lui que cette « signature peut être apposée au document au moyen de tout procédé qui permet de satisfaire aux exigences de l’article 2827 du Code civil ».

Ainsi, il serait possible par exemple à un administrateur.trice ou un membre d’utiliser sa signature électronique ou toute autre marque qu’il.lle utilise couramment pour consentir à une résolution envoyée par courriel. Une autre avenue serait que l’administrateur.trice ou le membre énonce sa position quant à la résolution dans une chaine de courriels. Si tous.tes les administrateurs.trices ou les membres répondent par un « oui » ou par un « non » au courriel contenant la résolution proposée, celle-ci sera donc dûment acceptée ou rejetée comme si elle avait été discutée dans le cadre d’une réunion usuelle du conseil d’administration ou de l’assemblée générale.

par tous.tes les administrateurs.trices ou les membres

Le législateur exige une unanimité des voix pour la validité d’une résolution adoptée par courriel. Cette condition tranche avec l’exigence de la seule majorité pour la prise des décisions lors des réunions usuelles8. Ceci s’explique aisément par le fait qu’habituellement, à contrario d’une réunion usuelle, aucune discussion ne précède l’adoption d’une décision par courriel. Il est alors important que tous.tes les administrateurs.trices ou les membres se prononcent dans le cadre d’une résolution écrite. S’il manque une seule voix au chapitre, la résolution signée ne sera pas légalement valide.

b. La résolution doit être déposée au registre des procès-verbaux à la suite de son adoption

C’est la deuxième condition de validité d’une résolution prise par courriel. Le législateur exige que la décision ainsi prise soit conservée avec les procès-verbaux des réunions ou des assemblées9. En pratique, il faudrait donc que le secrétaire de l’organisation ou la personne indiquée conserve une copie de la résolution écrite ou de la chaine de courriels valant la résolution au registre des procès-verbaux.

Une fois que les deux formalités légales décrites ci-dessous ont été complétées, les résolutions prises par courriel sont valides.

2. Utilité pratique de l’adoption des résolutions par courriel et recommandations

La prise de résolutions par courriel est d’une utilité pratique indéniable. En effet, cette forme de résolution présente l’avantage de ne pas être obligé de convoquer une réunion ou une assemblée, à la seule fin d’adopter une résolution qui porte sur un sujet qui avait déjà été débattu lors d’une réunion, à la satisfaction de tous.tes. De plus, lorsqu’en raison de certains facteurs, il n’est pas possible de tenir une réunion en présentiel ou à distance et que des décisions importantes doivent être prises, ce mécanisme s’avère être une option intéressante.

Toutefois, en raison de l’absence de discussions préalables à la prise de ce type de résolutions, nous recommandons que les entreprises collectives n’y recourent qu’exceptionnellement. Aussi, afin de renforcer la légitimité de telles résolutions, nous suggérons aux organisations d’entériner ces décisions lors des conseils d’administration ou des assemblées générales subséquents et de consigner le tout au procès-verbal de cette réunion ou assemblée.  

À retenir :

  • Une résolution prise dans le cadre d’une consultation par courriel est valide si elle respecte les prescriptions légales notamment qu’elle soit adoptée à l’unanimité;
  • La prise de résolution par courriel ne devrait être faite que de manière exceptionnelle;
  • Les entreprises collectives devraient entériner les décisions prises par courriel lors des réunions suivantes des conseils d’administration ou des assemblées générales et consigner le tout au procès-verbal.

Nous vous invitons à consulter un.e conseiller.ère juridique du Réseau pour toute question en lien avec cette chronique.


1 Voir art. 89.2 al.1, art. 89.4 de la Loi sur les compagnies, RLRQ c C-38 et art. 76.2, 79.1 et 95 al.1 de la Loi sur les coopératives, RLRQ c C-67.2.

2 RLRQ c C-38.

3 RLRQ c C-67.2

4Op. cit., note 2.

5 Op. cit., note 3.

6 RLRQ c CCQ-1991.

7 RLRQ c C-1.1.

8 Art. 72 al.1 et 93 al. 2 de la Loi sur les coopératives, RLRQ c C-67.2. Pour ce qui est des OBNL constitués en vertu de la Loi sur les compagnies, RLRQ c C-38, le législateur laisse le soin aux administrateurs de déterminer, par règlement, le quorum des réunions : voir notamment art. 91 alinéa 2e). Cette détermination du quorum fixera l’exigence de la majorité : article 59 de la Loi d’interprétation, RLRQ c. I-16.

9 Art. 67, alinéa 2 et 96, alinéa 2 de la Loi sur les coopératives, ibid.; art. 89.3 alinéa, 2 et 89.4 de la Loi sur les compagnies, ibid.

 

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Alexandre Décosse

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Simon Chevalia

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Objectifs

Acquérir les compétences nécessaires permettant de :

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  • Utiliser les outils adéquats pour assurer ses rôles et responsabilités tout en collaborant pour administrer une entreprise collective et limiter les risques qui empêchent le développement.

Clientèle visée

Direction générale ou membres du conseil d’administration d’une COOPÉRATIVE qui voudraient se former sur ces sujets ou pour les nouveaux administrateurs et gestionnaires.  
Principalement aux administrateurs qui doivent intervenir dans les opérations de l’entreprise et qui veulent connaître les obligations à remplir. 

Formateur

Simon Anger

Simon Angers, CRHA

Conseiller principal en développement organisationnel

Développer une culture de santé organisationnelle globale dans le secteur de l’économie sociale 

Description

La formation a pour objectif de former les apprenants au développement d’une culture de santé organisationnelle en entreprise. Ces modules, adaptés aux réalités des entreprises en économie sociale, ont pour objectif de promouvoir le bien-être, la santé et la performance des employés en entreprise. 

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  • Responsabiliser l’ensemble des parties prenantes en agissant sur les pratiques de gestion et les habitudes de vie.   
  • Mettre en place des programmes de santé organisationnelle tenant compte des spécificités des entreprises collectives et en assurer la promotion (sensibilisation, communication, formation, …).   
  • Développer des outils pour analyser la santé globale de l’entreprise collective à l’aide d’indicateurs et en assurer le suivi. 

Clientèle visée

Parcours de formation en santé organisationnelle destiné aux entreprises de l’économie sociale : Service de ressources humaines et gestionnaires des organisations ou comité santé sécurité. 

Format et durée

Formation gratuite en ligne le jeudi 14 novembre 2024, de 10 h – 12 h  
Formation en entreprise ou en groupe d’entreprises à la demande

Formateur

Simon Anger

Simon Angers, CRHA

Conseiller principal en développement organisationnel

Gestion en contexte particulier : éléments critiques opérationnels – Parcours pour les OBNL 

Description

Dans un contexte particulier où des dirigeants doivent assurer la gestion des opérations pour répondre aux obligations légales et réglementaires, cette formation pratique vise à outiller ces derniers dans les actions et les ressources à utiliser pour assurer leurs rôles et responsabilités. 

Seront ainsi abordés certains sujets comme la détermination des obligations, la gestion et la gouvernance.  

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Acquérir les compétences nécessaires permettant de

  • Assurer ses obligations de gouvernance d’une entreprise en économie sociale ; 
  • Utiliser les outils adéquats pour assurer ses rôles et responsabilités tout en collaborant pour administrer une entreprise collective et limiter les risques qui empêchent le développement. 

Clientèle visée

Direction générale ou membres du conseil d’administration d’OBNL qui voudraient se former sur ces sujets ou nouveaux administrateurs et gestionnaires. 
 
Principalement aux administrateurs qui doivent intervenir dans les opérations de l’entreprise et qui veulent connaître les obligations à remplir. 

Formateur

Simon Anger

Simon Angers, CRHA

Conseiller principal en développement organisationnel