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Dans la plus récente chronique juridique, nous nous sommes attardés à une mesure relative aux conflits d’intérêts qui est propre aux coopératives, une sorte d’accommodement.

Mais qu’en est-il, plus généralement, des conflits d’intérêts dans les organismes à but non lucratif (OBNL) et les coopératives ?

Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts ?

Le Code civil du Québec [1] nous fournit une définition à son article 324 :

324. L’administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur. (…)

Il en va de même pour le dirigeant, par exemple le ou la directeur·trice général·e, puisque cette personne est mandataire de l’OBNL ou la coopérative [2].

Ainsi, le conflit d’intérêts naîtra lorsqu’un·e administrateur·trice placera ses intérêts personnels avant l’intérêt de l’OBNL ou de la coopérative qu’il a pour mandat de défendre et protéger, avec honnêteté et loyauté [3]. C’est une notion large qui peut comprendre bien des situations ou des activités.

« Les administrateurs ne doivent jamais se placer dans une position où leurs intérêts personnels risquent de s’opposer à ceux de la personne morale. Une telle position les mettrait en face d’un choix, alors qu’en fait, aucun choix n’est permis : l’intérêt de la personne morale doit toujours primer. » [4]

Il peut s’agir d’intérêts liés aux liens de parenté ou d’amitié, aux liens ou intérêts d’affaires ou institutionnels, ou généralement une situation où une personne cherche à retirer un avantage de sa fonction, au bénéfice d’elle-même ou un tiers. Des situations plus flagrantes peuvent comprendre l’octroi d’un contrat à un ami ou un parent sans dévoiler le lien de parenté ou d’amitié, l’utilisation à son profit ou celui d’un tiers d’informations confidentielles obtenues dans l’exercice de ses fonctions d’administrateur·trice, ou encore l’obtention d’un traitement de faveur du seul fait de sa fonction ou sa charge.

Soulignons que le conflit d’intérêts peut être réel ou apparent. Le seul risque que le conflit se produise est suffisant pour mettre l’OBNL ou la coopérative en péril. Dans l’un et l’autre cas, réel ou apparent, le conflit d’intérêts est également interdit.

Que faire pour réduire le risque de conflit d’intérêts ?

Dans un premier temps, l’administrateur·trice qui est en position de conflit d’intérêts ou susceptible de l’être doit dénoncer son conflit à l’OBNL ou à la coopérative, et ce, complètement. S’il s’agit d’un conflit d’intérêts découlant d’un contrat concernant les biens de l’OBNL ou la coopérative, il ou elle doit le signaler sans tarder et s’abstenir de délibérer et de voter sur la question [5]. À ce moment, le huis clos est imposé et la personne en situation de conflit d’intérêts quitte la réunion.

Dans tous les cas, la dénonciation de cette personne doit être « consignée au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration [6] ».

D’autres pratiques de saine gestion permettront de minimiser le risque de conflits d’intérêts :

1. L’adoption d’un Code d’éthique et de conduite applicable aux administrateurstrices, dirigeants.es et employé.e.s de l’OBNL ou de la coopérative, prévoyant des règles liées notamment (mais non exclusivement) aux conflits d’intérêts, porté à la connaissance de tous·tes et accompagné d’un engagement signé d’en avoir pris connaissance et de le respecter ;
2. La signature par chacune des administrateurs·trices et dirigeants·es d’une Déclaration annuelle de conflit d’intérêts, annuellement ou dans les jours suivant leur élection, nomination ou entrée en fonction, et une Déclaration de conflit d’intérêts mise à leur disposition pour signature dans les 15 ou 30 jours suivant la connaissance par eux ou elles d’une situation de conflit d’intérêts ;
3. L’adoption par le conseil d’administration d’une Politique de conflits d’intérêts applicable aux administrateurstrices, dirigeants.es et employé·e·s et regroupant les procédures et outils, un calendrier de mises à jour de ces procédures et outils, les procédures de contrôle et d’intervention en cas de conflits d’intérêts et les balises d’une réflexion continue sur la détection des conflits d’intérêts, les risques qui y sont associés et les moyens de les éviter ;
4. L’inclusion d’un point à l’ordre du jour, de chaque réunion du conseil d’administration, permettant la dénonciation d’un conflit d’intérêts au sujet des matières à discuter.

Les experts-es du Réseau de coopération des EÉSAD peuvent vous accompagner dans ces démarches. Nous vous invitons à consulter un·e conseiller·ère juridique du Réseau pour toute question en lien avec cette chronique.

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[1] RLRQ c CCQ-1991.

[2] Supra., article 2138.

[3] Idem., articles 321 et 322. Martel, Paul, et al., La Corporation sans but lucratif au Québec, Montréal, Éditions W&L Martel ltée, feuilles mobiles, page 11-28. « Le principe de l’interdiction des conflits d’intérêts, l’épine dorsale des devoirs d’honnêteté et de loyauté, est le complément logique à l’obligation qu’impose la loi à l’administrateur de toujours agir « dans l’intérêt de la personne morale » ».

[4] Martel, Paul, et al., La Corporation sans but lucratif au Québec, op. cit., note 3, pages 11-27 et suivantes.

[5] Le Code civil du Québec permet toutefois à l’administrateur de voter sur sa rémunération ou ses conditions de travail, ce qui est évidemment un conflit d’intérêts. La raison est que la Loi sur les compagnies (RLRQ, c. C-38) prévoit à son article 91(2)c) et d) que la rémunération des administrateurs·trices (s’ils en ont) et des dirigeants.es, agent·e·s et employé·e·s est fixée par règlement du conseil d’administration. En pratique, les dirigeants.es ne votent pas sur leur rémunération personnelle.

[6] Supra., note 1, articles 324 et 325.