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Les projets sont au cœur de la transformation et de l’innovation dans toutes les organisations, mais leur réussite dépend d’une gestion fine et d’une adaptation stratégique aux besoins spécifiques. Que ce soit pour réaménager un processus existant, revoir une offre de services ou réorganiser une structure, chaque projet a ses propres défis et exigences. Dans cette chronique, nous explorerons les différentes approches de gestion de projet, de la méthode classique à la plus flexible approche Agile, pour vous aider à comprendre comment choisir la meilleure voie selon les objectifs et contraintes de votre projet. Découvrez comment naviguer entre la rigueur des prévisions et la fluidité des ajustements en cours de route, tout en garantissant la réussite et l’impact durable de vos initiatives.

Contextualisation du projet

Afin de définir les résultats attendus en fin de projet, il est crucial d’identifier les causes à la base ayant mené à entreprendre ledit projet en cernant correctement les besoins. Différentes dimensions doivent être prises en compte selon le type de projet :

1. Projet de réaménagement (faire autrement) : L’accent sera mis sur la chaîne de valeur, l’intégration de nouveaux outils et la technologisation. Par exemple, la mise en place d’un nouveau système ERP pour optimiser les processus internes et améliorer l’efficacité opérationnelle.
2. Projet de renouvellement (revoir ses valeurs et pratiques) : L’accent sera sur la professionnalisation, la responsabilisation et les apprentissages organisationnels. Un exemple pourrait être la révision des politiques de ressources humaines pour encourager le développement professionnel et la responsabilisation des employés.
3. Projet de réalignement (resserrer sa façon de faire) : L’accent sera généralement mis sur le contrôle en lien avec le résultat. Par exemple, la mise en place de nouvelles procédures de contrôle qualité pour garantir la conformité des pratiques aux lois et règlements.
4. Projet de redéploiement (revoir son offre de services) : L’accent sera basé sur une perspective systémique. Un exemple serait la révision de l’offre de services d’une organisation pour mieux répondre aux besoins changeants des membres et du marché.
5. Projet de réorganisation : Vise à se reconfigurer différemment. Par exemple, la restructuration d’une organisation pour améliorer la communication interne et la collaboration entre les départements.

Fondements de la gestion de projet

Comme mentionné précédemment, un projet est défini par un début et une fin, et suit un cycle de vie spécifique. La gestion de projet nécessite plusieurs éléments clés et un leadership fort :

1. Portée : Définir clairement les objectifs et les livrables du projet.
2. Temps : Établir un calendrier réaliste pour la réalisation des tâches.
3. Budget : Allouer et gérer les ressources financières nécessaires.

La gestion de projet nécessite également une documentation rigoureuse et une gestion efficace des bases de données pour suivre l’avancement et la réalisation des objectifs.

L’approche classique

L’approche classique de la gestion de projet, souvent appelée modèle prédictif ou en cascade, suit un processus linéaire et séquentiel. Les grandes étapes de cette approche incluent :

1. Créer une équipe de haute performance : Assembler une équipe avec les compétences nécessaires, identifier les besoins en formation et définir les règles d’action.
2. Démarrer le projet : Élaborer des plans de travail détaillés couvrant la portée, le budget, les ressources, les échéanciers et la qualité. Sur la durée du projet, chaque phase demandera des efforts différents. Le démarrage et la clôture demanderont moins d’effort que la planification et la réalisation, la réalisation étant la phase du projet requérant le plus d’effort à fournir.
3. Faire le travail : Gérer les risques, effectuer des travaux à valeur ajoutée, et assurer une communication efficace avec les parties prenantes.
4. Garder l’équipe sur la bonne voie : Fournir un leadership et un soutien continus, éliminer les obstacles et gérer les conflits.

Dans un modèle prédictif, la portée du projet est fixe, mais le budget et les échéanciers peuvent être variables. Par exemple, la construction d’un pont suit souvent ce modèle : les spécifications du pont sont définies dès le départ, mais les coûts et les délais peuvent fluctuer en fonction des imprévus rencontrés durant la construction.

L’approche Agile

L’approche Agile est une philosophie et un état d’esprit qui privilégie la flexibilité et l’adaptation au changement. Elle repose sur quatre valeurs fondamentales :

1. Individus et interactions : Prioriser les personnes et leurs interactions plutôt que les processus et les outils.
2. Solution opérationnelle : Mettre l’accent sur la livraison de solutions fonctionnelles plutôt que sur la documentation exhaustive.
3. Collaboration avec le membre : Favoriser une collaboration étroite avec le membre plutôt que la négociation contractuelle.
4. Adaptation au changement : Être prêt à s’adapter aux changements plutôt que de suivre un plan rigide.

Les approches Agile incluent des méthodes itératives et incrémentales, chacune ayant ses propres caractéristiques et avantages.

• Approche itérative : Cette méthode consiste à développer le projet en cycles répétés (itérations), où chaque cycle inclut la planification, la conception, le développement et les tests. L’objectif est d’améliorer progressivement le produit à chaque itération en se basant sur les retours et les tests effectués. Par exemple, lors du développement d’un logiciel, chaque itération pourrait ajouter ou améliorer des fonctionnalités spécifiques.
• Approche incrémentale : Cette méthode consiste à diviser le projet en petits incréments ou modules, où chaque incrément est une partie complète et fonctionnelle du produit final. Chaque incrément est développé et livré successivement, permettant ainsi d’ajuster les exigences en fonction de l’évolution du projet et des retours des utilisateurs. Par exemple, dans le développement d’une application mobile, chaque incrément pourrait correspondre à une nouvelle fonctionnalité ajoutée à l’application.

Dans un contexte de projet Agile, la portée du projet peut être revue en priorisant les livrables et extrants à produire, mais le budget et les échéanciers sont fixes. Par exemple, la mise en place d’une plateforme d’apprentissage en ligne (LMS) suit souvent ce modèle : les fonctionnalités et les cours disponibles peuvent être ajustés en cours de route pour respecter le budget et les délais prédéfinis.

Les approches hybrides

Les approches hybrides combinent les éléments des modèles prédictifs et Agile pour tirer parti des avantages de chaque méthode. Par exemple, un projet peut commencer par une phase de développement Agile suivie d’un déroulement prédictif ou combiner les deux approches en simultané.

Conclusion

La gestion de projet se distingue de la gestion opérationnelle par sa nature temporaire et spécifique. Un projet a un début et une fin définis, avec des objectifs précis à atteindre, tandis que la gestion opérationnelle est continue et vise à maintenir et améliorer les opérations courantes de l’organisation. Que ce soit par l’approche classique ou Agile, l’objectif reste le même : assurer la réussite des projets en respectant les contraintes de portée, de temps et de budget. En adoptant une approche flexible et en s’adaptant aux besoins spécifiques de chaque projet, les gestionnaires de projet peuvent maximiser les chances de succès et apporter une valeur ajoutée significative à leur organisation.

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