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Oseriez-vous gérer votre organisation sans comptabilité ou sans ressources humaines ? Alors, pourquoi le faire sans système informatique structuré ? Plusieurs entreprises fonctionnent avec un système informatique improvisé, comme si ça relevait d’un luxe alors que c’est une nécessité, voire un mal nécessaire. Nécessité, dans un monde où chaque activité repose sur le numérique, comme : la gestion des accès, la gestion des données, des employés, les conformités légales, la sécurité des données, et j’en passe. Dans cette chronique, nous verrons pourquoi l’informatique doit être considérée comme une fonction essentielle au cœur de la gouvernance de vos organisations, car, même avec des moyens restreints, il est possible de la structurer de manière stratégique, efficace et durable.

L’exemple

Dans toutes organisations, l’informatique n’est pas seulement un outil de soutien, c’est une infrastructure vitale qui soutient chaque activité. Sans systèmes fiables, sécurisés et accessibles, les communications s’interrompent, les données des membres deviennent vulnérables et les services offerts perdent en efficacité.

Prenons l’exemple d’une entreprise d’économie sociale de services. Son équipe doit gérer les horaires d’intervenant(e)s, les dossiers confidentiels de bénéficiaires et la facturation des services. Si ses ordinateurs ne sont pas protégés par des mises à jour régulières ou si aucune sauvegarde n’est prévue, une simple attaque par rançongiciel peut paralyser l’ensemble des opérations. En quelques heures, les employés ne peuvent plus accéder aux planifications, les factures ne sont plus envoyées et des données sensibles risquent d’être perdues. La conséquence ? Non seulement un ralentissement dramatique de l’organisation, mais aussi une perte de confiance.

À l’inverse, une infrastructure informatique solide – même simple – permet de travailler efficacement, de répondre rapidement aux demandes des membres, de sécuriser les informations sensibles et de montrer aux partenaires financiers que l’organisation est bien gérée et crédible.

L’essentiel

1. Des postes de travail fiables et à jour

Chaque employé ou bénévole clé doit disposer d’un ordinateur fonctionnel, maintenu à jour régulièrement (Windows Update, correctifs de sécurité, etc.). Un poste trop ancien ou lent devient un point faible pour toute l’organisation : il ralentit la productivité et ouvre des failles de sécurité.

Exemple : Une organisation a remplacé ses vieux portables par des modèles récents, gérés avec Microsoft Intune. Résultat : moins de pannes et une nette réduction du temps perdu à attendre qu’un ordinateur démarre.

2. Des comptes utilisateurs nominatifs et sécurisés

Finis les comptes partagés de type info@ pour travailler dans Microsoft 365. Chaque personne doit avoir son propre compte, protégé par l’authentification multifactorielle (MFA). Les accès doivent être systématiquement révisés lors de l’arrivée et du départ d’un employé ou d’un bénévole.

Exemple : Une organisation a perdu des données, car plusieurs personnes utilisaient le même compte. En passant à des comptes nominatifs, elle a pu tracer les actions et limiter les accès au strict nécessaire.

3. Sauvegardes

Même si Teams, SharePoint et OneDrive stockent les fichiers dans le Cloud (l’infonuagique), il est essentiel d’avoir une sauvegarde externe et indépendante (par exemple, Datto SaaS Protection). Cela protège contre les pertes dues à des erreurs humaines ou des cyberattaques. Un plan simple de restauration doit être prévu pour éviter toute paralysie en cas d’incident.

Exemple : Une organisation a pu restaurer en quelques heures des centaines de documents supprimés accidentellement, évitant ainsi une perte critique.

4. Un encadrement minimal de la sécurité

La base d’un système informatique sécurisé repose sur quelques mesures simples, mais incontournables

• Antivirus/EDR* actif sur tous les postes.
• Mises à jour centralisées et régulières.
• Pare-feu configuré pour protéger le réseau.
• Politiques claires sur l’usage des mots de passe et des courriels.

Exemple : Un regroupement coopératif a mis en place un antivirus centralisé avec alertes. Lorsqu’un poste a été infecté par une clé USB, l’équipe TI a pu réagir immédiatement, avant que la menace ne se propage.

L’objectif

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels, les organisations sont tenues de renforcer leur gouvernance numérique. Même si elles ne disposent pas d’équipes TI internes, elles doivent garantir la sécurité, la confidentialité et la traçabilité des données qu’elles détiennent sur leurs membres, employés, bénévoles ou partenaires.

C’est précisément là que nos 4 points essentiels trouvent tout leur sens. Un ordinateur non mis à jour ou trop vieux peut devenir une porte d’entrée pour une cyberattaque. La Loi 25 exige que les organisations mettent en place des mesures raisonnables de sécurité pour protéger les données personnelles. La traçabilité est au cœur de la Loi 25 : il faut savoir qui accède à quelles données. Les comptes partagés sont donc à proscrire. La Loi 25 ne tolère pas la perte de renseignements personnels. Une organisation doit être en mesure de rétablir l’accès aux données rapidement en cas d’incident. Une politique d’utilisation claire, un antivirus/EDR, un pare-feu, la gestion des mots de passe : toutes ces mesures répondent directement aux exigences de la Loi 25 d’avoir une gouvernance encadrée et des pratiques documentées.

Conclusion

Respecter la Loi 25 et mettre en place les mesures essentielles mentionnées n’est pas une option, c’est une nécessité pour protéger les données, gagner la confiance des membres et assurer la continuité des services.

On peut comparer cette démarche à l’entretien d’un véhicule ou à une visite annuelle chez le médecin. Tout comme une voiture doit être entretenue régulièrement pour éviter une panne coûteuse ou un accident, et comme un bilan de santé permet de détecter un problème avant qu’il ne devienne grave, la mise à jour de vos systèmes, la surveillance des accès et la mise en place de bonnes pratiques TI sont des gestes préventifs indispensables. Ils garantissent la sécurité, la fiabilité et la longévité de votre organisation dans un monde numérique de plus en plus exigeant.

C’est là que nous intervenons. Notre équipe accompagne les entreprises collectives avec des solutions adaptées à leur réalité : gestion centralisée du parc informatique, sécurisation de Microsoft 365, sauvegardes infonuagiques, conformité à la Loi 25, formation des équipes. Notre mission est claire : permettre aux entreprises d’économie sociale de progresser avec confiance, en faisant de l’informatique un levier de réussite, et non un fardeau.

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